ZİRVEM OTOMOTİV KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla ZİRVEM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ OTOMOTİV A.Ş. (“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır. Şirket, işbu Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma metninde yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde her zaman güncelleme yapma hakkını saklı tutar.
a) Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak ZİRVEM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ OTOMOTİV A.Ş. tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.
b) Veri Konusu Kişi Grupları
Şirket tarafından; İş Ortağı Müşterisi, Ziyaretçi, Temsilci, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Stajyer, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Hissedar, Çalışan, Çalışan Adayı, İş Ortağı Yetkilisi kişi gruplarına ilişkin veriler işlenebilmektedir.
c) Veri Kategorileri ve Veri Konusu Kişi Grupları
Anılan kişi gruplarının, kimlik, iletişim, özlük, hukuki işlem, müşteri işlem, fiziksel mekan güvenliği, işlem güvenliği, mesleki deneyim, pazarlama, görsel kayıtlar ve sağlık bilgileri veri kategorilerinde yer alan kişisel verileri işlenebilmektedir. Bu kapsamda;
- Kimlik kategorisinde; İş Ortağı Müşterisi, Ziyaretçi, Temsilci, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Stajyer, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Hissedar, Çalışan, Çalışan Adayı, İş Ortağı Yetkilisine ait veriler,
- İletişim kategorisinde; Ziyaretçi, Temsilci, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Stajyer, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Hissedar, Çalışan, Çalışan Adayı, İş Ortağı Müşterisi, İş Ortağı Yetkilisine ait veriler,
- Özlük kategorisinde; Çalışana ait veriler,
- Hukuki İşlem kategorisinde; Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Hissedar, Çalışana ait veriler,
- Müşteri İşlem; Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Çalışana ait veriler,
- Fiziksel Mekan Güvenliği kategorisinde; Ziyaretçi, Stajyer, Hissedar, Çalışan, Çalışan Adayına ait veriler,
- İşlem Güvenliği kategorisinde; Ziyaretçi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Çalışana ait veriler,
- Mesleki Deneyim kategorisinde; Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayına ait veriler,
- Pazarlama kategorisinde; Ziyaretçi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısına ait veriler,
- Görsel Kayıtlar kategorisinde; Stajyer, Çalışan, Çalışan Adayına ait veriler,
- Sağlık Bilgileri kategorisinde; Stajyer, Çalışana ait veriler,
işlenmektedir.
d) Kişisel Verilerin Hangi Amaç ve Hukuki Dayanak ile İşleneceği
Araç satış işlemleri gerçekleştirme sürecinde ad, soyad, adres, Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (“tckn”), imza, plaka, motor numarası ve şasi numarasından oluşan kişisel verileriniz, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Pert onayı verme sürecinde; plaka, ad soyad, adres, telefon, e-posta, iban numarası, imza, motor numarası, şasi numarasından oluşan kişisel verileriniz kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Pert işlemleri için evrak temini sürecinde; plaka, motor numarası, şasi numarası, ad, soyad, tckn, adresten oluşan kişisel verileriniz kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Alıcının hurda işlem başlatma sürecinde; plaka, motor numarası, şasi numarası, ad, soyad, tckn, adresten oluşan kişisel verileriniz kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Alıcının ödeme sonuçlandırma sürecinde; ad, soyad, iban numarası, plakadan oluşan kişisel verileriniz, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Ürün alım satım sürecinde; ad, soyad, tckn, adres, imza, plaka, motor şasi numarasından oluşan kişisel verileriniz, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Araç teslim etme belgesi temini sürecinde; plaka, ad, soyaddan oluşan kişisel verileriniz sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Sigortalının sigorta onay ve mutabakat sürecinde; plaka, şasi numarası, motor numarası, telefon, ad, soyad, dosya numarası, tckn, adres, iban numarasından oluşan kişisel verileriniz sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Çalışan adaylarının işe başvurusu sürecinde; ad, soyad, telefon numarası, mail adresi, doğum tarihi, eğitim bilgisi, meslek bilgisinden oluşan kişisel verileriniz, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
Çalışanların izin talep, mazeret bildirim ve avans talep süreçlerinde; ad, soyad, tckn ve imzadan oluşan kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak, sağlık raporunda yer alan sağlık bilgileri ise çalışanın açık rızasına dayanarak,
Çalışanların işe giriş bildirgesinin Sosyal Güvenlik Kurumu’na verilmesi sürecinde; ad, soyad, kızlık soyadı, ana adı, baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, nüfusa kayıtlı olduğu yer, adres, medeni halden oluşan kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Çalışanların işten çıkış bildirgesinin Sosyal Güvenlik Kurumu’na verilmesi sürecinde; ad, soyad, tckn, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyeti, uyruk, nüfusa kayıtlı olduğu yer, imza, adresten oluşan kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Çalışanların maaş haczi sürecinde; ad-soyad, tckn, meslek bilgisi, icra dosya numarası, borç miktarı, adresten oluşan kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Kaza tespit tutanağının giriş işlemlerinin gerçekleştirilmesi sürecinde; ad, soyad, tckn, plaka, şasi numarası, motor numarası, araç seri numarası ve cep telefondan oluşan kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi hukuki sebebine dayanarak,
Ürün veya hizmet alan kişilerin, Şirkete üye kazandırma sürecinde; ad-soyad, tckn, imza, adres, cep telefonu, fax, e-mailden oluşan kişisel verileriniz sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Ürün veya hizmet alan kişilerin, araç satın alma süreçlerinde; adres, ad, soyad, tckn, imzadan oluşan kişisel verileriniz sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayanarak,
Hizmet satış ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi sürecinde; plaka, motor numarası, şasi numarası, tckn, ad, soyad, adres, imza, iban numarası, telefon numarasından oluşan kişisel verileriniz, ilgili kişinin destek sürecinde teyidini sağlamak amacıyla ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
Şirketin tanıtım ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde; Şirket web sitesi ve sosyal medya hesaplarında bazı çalışanların fotoğrafları açık rıza hukuki sebebine dayanarak,
Şirket yetkilileriyle yapılan telefon görüşmeleri sürecinde; arayan kişiye doğru hitap edilebilmesi, aramanın teyidi ve arama sayısının istatistiksel amaçla tespiti, kurumumuzun bilgi danışma hizmeti temin sürecinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi amacıyla ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
Kat güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera vasıtasıyla görüntü kaydı yapılmakta ve kayıt işlemi yönetim tarafından tarafından denetlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
Şirket binasına gelen ziyaretçilerin ad, soyad ve imzadan oluşan kişisel verileri fiziksel mekan güvenliğinin teminini sağlamak, Şirketin, KVKK uyarınca yerine getirmekle yükümlü olduğu idari tedbirin teminini sağlamak, giriş ve çıkışların kontrol ve denetimini sağlamak amacıyla ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak
işlenmektedir.
e) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; “(d)” bölümünde belirtilen işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere Şirket’in;
- İş ortağı sigorta Şirketlerine; hasarlı araç ihale ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, mutabakat işlemlerinin yürütülmesi ve kontrolünün sağlanması, pert işlem operasyonlarının yürütülmesi ve kontrolünün sağlanması, ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, hurda onay işlemlerinin yürütülmesi ve araç teslim süreçlerinin yürütülmesi,
- Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine; mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, operasyonların güvenliğinin temini, hukuki işlerin takibi ve yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliği temini,
.
f) Kişisel Veri Toplama Yöntemi
Kişisel verileriniz, hem tamamen veya kısmen otomatik yollarla hem de veri kayıt sisteminin parçası olan ancak otomatik olmayan yöntemlerle, işbu Aydınlatma Metni’nin (d) başlığında yer verilen amaçlar doğrultusunda;
- Araç satış işlemleri gerçekleştirme sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla veya telefon görüşmesi ile iletişime geçilmesi halinde ses kaydı alınmak suretiyle,
- Pert onayı verme sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Pert işlemleri için evrak temini sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Alıcının hurda işlem başlatma sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Alıcının ödeme sonuçlandırma sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Ürün alım satım sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla veya fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Araç teslim etme belgesi temini sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Sigortalının sigorta onay ve mutabakat sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla, fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla veya telefon görüşmesi ile iletişime geçilmesi halinde ses kaydı alınmak suretiyle,
- Çalışan adaylarının işe başvurusu sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Çalışanların izin talep, mazeret bildirim ve avans talep süreçlerinde toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Çalışanların işe giriş sürecinde toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Çalışanların işten çıkış sürecinde toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Çalışanların maaş haczi sürecinde toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Kaza tespit tutanağının girişinin yapılması amacıyla evrak temin sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Şirkete üye kazandırma sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla veya fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Araç satın alma süreçlerinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla veya fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle,
- Hizmet satış ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi sürecinde toplanan kişisel verileriniz e-posta, kep, web panel gibi dijital yollarla alınmak suretiyle,
- Kat güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera vasıtasıyla görüntü kaydı yapılırken toplanan kişisel veriler otomatik yolla alınmak suretiyle,
- Şirket binasına gelen ziyaretçilerin ad, soyad, imzadan oluşan ve fiziksel mekan güvenliğinin teminini sağlamak amacıyla toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden alınmak suretiyle,
- Şirket ihale sistemine kayıt sürecinde kayıt için gereken evrakların teminiyle toplanan kişisel verileriniz fiziki olarak elden ya da kargo yoluyla alınmak suretiyle
toplanmaktadır.
g) İlgili Kişinin KVKK Madde 11’de Sayılan Hakları
İlgili kişi olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda Şirket, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.
Bu kapsamda İlgili Kişi;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK’nin 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Şirkete daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Şirketin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda;
- Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
d) Talep konunuzun,
bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, Başvuru Formu’nu doldurarak ve gerekli belgeleri ekleyerek Şirketin “Kaptanpaşa Mahallesi, Piyalepaşa Bulvarı, Ortadoğu Plaza, No: 73/17 Şişli-İstanbul”adresine yazılı olarak veya üyeliğinizin teyit edildiği elektronik posta üzerinden [email protected] e-posta adresine iletebilirsiniz.
Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, Şirket tarafından en kısa süre içerisinde talebinize istinaden araştırma yapılacak olup tarafınıza başvurunuza ilişkin cevap verilecektir. Şirket tarafından, tebliğ tarihinden itibaren otuz gün içerisinde başvurunuza ilişkin herhangi bir cevap verilmemesi durumunda başvurunuzun reddedildiği kabul olunur.
